使用 Microsoft Outlook 時，電子郵件訊息、行事曆、工作及其他項目，會儲存至郵件伺服器及 (或) 電腦。儲存至電腦的 Outlook 項目，會保留在
Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost) (Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost):電腦上儲存郵件及其他項目的資料檔。) 中。
本文內容
關於 Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost)
Outlook 使用兩種類型的 Outlook 資料檔。大部分的帳戶使用
Outlook 資料檔 (.pst) (Outlook 資料檔 (.pst):電腦上儲存郵件及其他項目的資料檔。您可以指定 .pst 檔做為電子郵件的預設傳送位置。還可以使用 .pst 來組織及備份項目，以確保安全性。)。如果您使用 Microsoft Exchange 帳戶，則通常會將項目傳送並儲存至郵件伺服器。為了讓您即使無法連接到郵件伺服器也能處理郵件，會在電腦上保留第二種類型的資料檔 (稱為
離線 Outlook 資料檔 (.ost) (離線 Outlook 資料檔 (.ost):位於您硬碟上的檔案，當中會包含郵件複本以及 Outlook 項目。這個檔案會與儲存在郵件伺服器或 Exchange Server 上的資訊同步。離線 Outlook 資料檔的副檔名為 .ost。))。
這兩種 Outlook 資料檔類型的主要區別如下：
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Outlook 資料檔 (.pst)
個人資料夾檔案 (.pst) 是用以將您的郵件與其他項目，儲存在電腦上的 Outlook 資料檔。此為家用使用者或小型組織在 Outlook 中儲存資訊時最常用的檔案。家用使用者通常透過
網際網路服務提供者 (ISP) (ISP:一種商務行為，提供對網際網路的存取，以使用諸如電子郵件、聊天室或全球資訊網等服務。部分 ISP 是跨國性的，提供在許多位置的存取:而其他 ISP 僅限指定地區使用。) 連線至網際網路，且 ISP 也會提供一個或多個電子郵件帳戶。最常見的帳戶類型以其網際網路通訊協定名稱來表示：POP3 及 IMAP。另一種帳戶類型是 HTTP 或 Web 帳戶，其運作方式與 IMAP 電子郵件帳戶類似。這三種帳戶類型都使用 .pst 檔案。
您的項目也可以移動或封存至 Outlook 資料檔 (.pst)，由於 .pst 檔案保存於您的電腦上，因此不會受到郵件伺服器的信箱大小所限制。藉由將項目移至電腦上的 .pst 檔案，可以在郵件伺服器上釋出信箱儲存空間。Outlook 可以設定為將新項目傳送至 .pst 檔案，但這麼做有一些缺點，包括當您以 Exchange 電子郵件帳號使用 Microsoft Outlook Web Access 時，或是當您在其他電腦上工作時，將無法處理您的項目。
警告 不要從網路共用資料夾或其他電腦存取 Outlook 資料檔 (.pst)，因為這會增加資料遺失的可能性。
秘訣 您應該定期備份 Outlook 資料檔 (.pst)，並將它們儲存在安全的地方。如果這些檔案遺失，您的 ISP 或 Microsoft 無法為您復原電子郵件或其他項目。
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離線 Outlook 資料檔 (.ost)
一般來說，當您使用 Microsoft Exchange 時，會將您的電子郵件訊息、行事曆與其他項目，傳送並儲存至伺服器。您可以設定 Outlook 以保留這些項目的本機複本，並儲存在電腦上稱為離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的 Outlook 資料檔中。如此可讓您使用快取 Exchange 模式，或是在無法或不想連線至 Exchange 電腦時離線工作。當連線可以使用時，.ost 檔案會與 Exchange 電腦進行同步處理。
離線資料夾是可以在您的 Exchange 電腦上之
信箱 (信箱:Microsoft Exchange server 上傳遞您電子郵件的位置。您的管理員為每個使用者都設定一個信箱。如果您將個人資料夾檔案指定為您的電子郵件傳遞位置，則郵件會從您的信箱傳遞到此位置。)中找到的資料夾複本。離線資料夾可以讓您從伺服器位置取得資料夾，並在未連線至網路時處理資料夾內容，然後於重新連線時更新資料夾及其對應的伺服器資料夾，讓兩個資料夾的內容完全相同。此程序稱為同步處理資料夾。
您可以完全按照在伺服器上使用資料夾的方式，新增、刪除及修改離線資料夾的內容。例如，您可以在不同資料夾間變更和移動項目、傳送存放於離線
[寄件匣] 中的郵件，以及檢視離線公用資料夾的內容。同時，新郵件會保留在伺服器上的
[收件匣] 中，且其他人可能會新增、刪除及變更公用資料夾中的項目，您必須等到同步處理後才能在伺服器上發現這些變更。
同步處理的資訊包括：
- 頁首 僅限電子郵件項目。標題是提供寄件者名稱、郵件主旨行、收到郵件的時間，以及郵件大小等資訊的描述性識別碼。
- 完整項目 完整項目包含標題、郵件內文及任何附件，包括內嵌物件或圖片在內。
當您離線工作時，要同步處理的資料夾是由
傳送/接收群組 (傳送接收群組:可以建立群組並能設定通用選項的電子郵件帳號及資料夾，對象如:是否下載標題或郵件、下載郵件的大小限制、線上及離線行為，以及連接伺服器的時間間隔。)所決定。您可以使用 [傳送/接收] 群組選擇要同步處理並保持為最新的資料夾，如此當無法連線至伺服器或您選擇離線工作時，仍可繼續處理這些項目。您也可以指定在同步處理期間下載對
通訊錄 (通訊錄:通訊錄的集合，可用來儲存姓名、電子郵件位址、傳真號碼及通訊群組清單。「通訊錄」可包含「全域通訊清單」、「Outlook 通訊錄」及「個人通訊錄」。)的更新。
如果您使用 Exchange 電子郵件帳戶，建議您使用
快取 Exchange 模式 (快取 Exchange 模式:您的 Exchange Server 帳戶信箱複本會儲存在電腦的離線 Outlook 資料檔 (.ost) 中。這個複本也可讓您快速存取資料 (即使您正在離線工作)，並與郵件伺服器進行更新。)。使用快取 Exchange 模式可以排除大多數需要離線工作的原因。不論是否連線至執行 Exchange 的伺服器，您還是可以繼續使用您的
項目 (項目:項目是包含 Outlook 中資訊的基本元素 (類似於其他程式中的檔案)。項目包括電子郵件、約會、連絡人、工作、日誌項目、備忘錄、張貼的項目及文件。)，因此缺少網路連線幾乎不會對您造成影響。
根據預設，快取 Exchange 模式會建立並使用離線資料夾檔 (.ost)，然後在
信箱 (信箱:Microsoft Exchange server 上傳遞您電子郵件的位置。您的管理員為每個使用者都設定一個信箱。如果您將個人資料夾檔案指定為您的電子郵件傳遞位置，則郵件會從您的信箱傳遞到此位置。)內的所有資料夾中，下載及維護各項目的同步處理複本。您可以在您的電腦上處理資訊，Outlook 會將該資訊與伺服器進行同步處理。與 Exchange 電腦的連線中斷時，您還是可以繼續處理資料。當連線恢復時，會自動同步處理變更，因此伺服器與您電腦上的資料夾和項目，又會再度相同。
使用快取 Exchange 模式時，並不需要設定
傳送/接收群組 (傳送接收群組:可以建立群組並能設定通用選項的電子郵件帳號及資料夾，對象如:是否下載標題或郵件、下載郵件的大小限制、線上及離線行為，以及連接伺服器的時間間隔。)、選擇要在離線狀態下可用的資料夾，然後讓這些資料夾保持同步。
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檔案位置
您可以將資料檔 (而非用以做為預設傳送位置的檔案) 儲存、複製及移動至硬碟上的其他位置或網路上的共用位置。但是，您必須擁有資料夾的讀取/寫入權限，才能開啟 Outlook 資料檔 (.pst)。
Outlook 資料檔 (.pst)
附註 Microsoft Exchange Server 帳戶會將您的資訊儲存在郵件伺服器上。如果使用
快取 Exchange 模式 (快取 Exchange 模式:您的 Exchange Server 帳戶信箱複本會儲存在電腦的離線 Outlook 資料檔 (.ost) 中。這個複本也可讓您快速存取資料 (即使您正在離線工作)，並與郵件伺服器進行更新。)或離線工作，項目複本就會儲存在
離線 Outlook 資料檔 (.ost) (離線 Outlook 資料檔 (.ost):位於您硬碟上的檔案，當中會包含郵件複本以及 Outlook 項目。這個檔案會與儲存在郵件伺服器或 Exchange Server 上的資訊同步。離線 Outlook 資料檔的副檔名為 .ost。) 中。如需詳細資訊，請參閱＜Outlook 資料檔 (.ost)＞一節。此外，有些組織可讓您將項目匯出或封存至 .pst 檔。
執行下列動作可利用最簡單的方式，開啟儲存 Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost) 所在之資料夾：
- 在 Outlook 2010 中，按一下 [檔案] 索引標籤。
- 按一下 [帳戶設定]，然後按一下 [帳戶設定]。
- 按一下 [資料檔] 索引標籤上的項目，然後按一下 [開啟資料夾位置]。
使用 Outlook 2010 所建立的 Outlook 資料檔 (.pst)，儲存於電腦中的
Documents\Outlook Files 資料夾。如果您使用 Windows XP，則會在
My Documents\Outlook Files 資料夾中建立這些檔案。
如果已將具有舊版 Outlook 所建立之資料檔的電腦，升級至 Outlook 2010，則這些檔案會儲存在不同位置的隱藏資料夾中。
Windows 7 與 Windows Vista 磁碟機:\Users\
使用者\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP 磁碟機:\Documents and Settings\
使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
秘訣 如需 Windows 中隱藏資料夾的詳細資訊，請參閱 Windows 說明及支援。
Outlook 資料檔 (.ost)
.ost 檔會與執行 Exchange 之伺服器上的項目同步化。因為您的資料仍保存在 Exchange 伺服器上，所以可以在您的新電腦上重建此 .ost 檔，而無需備份 .ost 檔。
Windows 7 與 Windows Vista 磁碟機:\Users\
使用者\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP 磁碟機:\Documents and Settings\
使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
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