2008年9月14日 星期日

如何提昇每天的工作效率

以下是我看到的一篇文章,可能對你有一滴滴用處

每天早晨,當我們做好了一份每日工作清單
我們也通常準備好要出門了,
到了上班的地點,你又要如何來運用這分清單呢?

首先,你需要一些工具
包括一個倒數碼表鬧鐘,一包3M的即可貼,當然還有你的每日工作清單

我每天的上班日開始往往是這樣一個畫面
走進辦公室後,難免有一些迎面而來要處理的問題或電話
經過了一陣子忙亂後,你開始有了一些可以自己掌控的時間,
這時你就可以開始運用每日工作清單

首先,我會由清單中選出3-5件要做的事情
先寫下3M的即可貼上,
在每個事件的右邊標上10這個數字
接著設定倒數碼表鬧鐘到10分鐘,並開始專心的處理第一件事情

重點是,在這10分鐘內,絕不要去作3M的即可貼以外的事情,
就算有干擾(如電話進來,老闆叫去講話等)把倒數碼表鬧鐘按下暫停
處理完干擾我們的這件事,回來繼續計時

10分鐘到了,就強迫自己停下來,開始作第二件要做的事情。
若10分鐘還沒到,我們已經做完第一件事情,那你就直接作第二件事情。

這樣一個方法,讓我們輪流的處理3M的即可貼上的所有事情(通常也是作重要的),
每十分鐘切換工作的目的是,讓我們對要處理的事情充滿新鮮感,不會厭倦

每三十分鐘,則要作一次真正的休息,
花個五分鐘,去作自己想做的事情(喝水,看報等,也要設鬧鐘)
等鬧鐘響了再回來,繼續作3M的即可貼上的事項,直到全部完成
再繼續列3-5件要做的事情繼續行動

我覺得這個方法給我很大的效率突破,
因為時間管理管理的就是我們的專注力
我們越能專住在某一事情上,我們自然就能將之做好
有一個期限(如10分鐘),就逼的自己把心思放在眼前的事務上
強迫自己處理這個問題,
而10分鐘又不算太長,因此自己對處理這件事情的排斥感也不大
所以是一個很好的策略

這個心理學上的原理稱之為期限效應
是我從<<搞定一切,還有時間玩>>這本書學來的,相當有用,提供大家作參考
當我們適應了10分鐘的長度,也可以延長到20、30、40分鐘,
但是不要超過40分鐘,因為這是我們專注力的期限

趕快去買一個倒數碼表鬧鐘吧,你會對這個方法愛不釋手的

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